Si votre organisation recherche un logiciel de gestion de porte-folio, LogAlto peut vous aider à organiser les données de vos projets. LogAlto offre la capacité de gérer les données de projets à travers le monde et implémentés par différents partenaires de manière centralisée et standardisée.
Principales caractéristiques :
LogAlto permet de choisir quel type d’information est pertinente pour une organisation.
Si les besoins changent avec le temps, pas de soucis : il est possible de modifier les champs requis même une fois que le système est lancé.
Certaines organisations peuvent penser qu’il est nécessaire d’employer plusieurs logiciels de gestion de porte-folio, chacun avec ses propres spécificités. Heureusement, LogAlto permet de configurer différents types de projets et de spécifier les champs de données pour chaque type. Cette fonction prouve son utilité lorsque l’information pertinente à un projet varie en fonction des donateurs, du secteur, de la division, etc.
La page d’accueil de l’outil de gestion de porte-folio est ce qui est appelé la « liste de projets ». Elle affiche tous les projets de l’organisation.
Différents outils peuvent aider à naviguer entre les divers projets :
la liste peut être affichée comme une grille de vignettes ou encore sous forme de tableau.
Chaque utilisateur peut identifier certains projets en particulier comme favoris. Ces projets seront affichés en haut de liste pour faciliter l’accès.
Le filtre rapide permet de classer les projets par unité organisationnelle en un clic (le plus souvent par bureau régional, mais ce pourrait être par division ou partenaire d’implémentation).
À l’aide du panneau de recherche, les utilisateurs peuvent facilement filtrer les types de projets en utilisant des mots-clés (code de projet ou titre) ou par tout autre champ du projet (secteur, localisation, donateur, type, etc.)
Tout bon logiciel de gestion de porte-folio serait incomplet sans les tableaux de bord de projet.
Les tableaux de bord de projet de LogAlto présentent les informations principales, les métadonnées, les fichiers, les activités et les représentations visuelles des données du projet.
Le menu de projet permet d’accéder au cadre logique (cadre logique de résultats), à la liste complète des activités, aux formulaires reliés, aux ensembles de données, aux rapports de progrès et plus encore.
Il y a une mince ligne entre un logiciel de gestion de porte-folio et un logiciel de gestion de projet. LogAlto offre des fonctionnalités liées à la gestion de projet, comme la planification et le suivi des activités, sans toutefois proposer des fonctions complexes qui pourraient être difficiles à gérer pour certains utilisateurs.
À partir de LogAlto, les activités de projets (et sous-activités) peuvent être planifiées et suivies. Il est aussi possible de définir un indicateur, des références ou des sous-tâches reliées à chaque activité, qui peuvent être utilisés par LogAlto afin de calculer le taux d’implémentation (% de progression).
Les différents outils employés pour configurer et parcourir les activités sont similaires à ceux des projets :
La liste des activités peut être affichée comme un tableau ou un diagramme de Gantt (échéancier).
Chaque utilisateur peut identifier (tag) les activités comme favorites. Ce faisant, les favorites seront présentées dans le tableau de bord de projet pour un accès plus rapide.
Tout comme les projets, il est possible de filtrer les activités en utilisant des mots-clés (code d’activité ou titre) ou par tout autre champ d’activité (le type, la localisation, la personne responsable, etc.)
Tout comme les champs de projets sont paramétrables, les champs d’activités le sont également.
Il n’est pas nécessaire de faire appel à un tiers logiciel pour extraire les informations utiles du logiciel de gestion de porte-folio.
Un bon logiciel de gestion de porte-folio doit permettre l’analyse et la représentation visuelle des données, ou du moins l’exportation afin de faire l’analyse dans Excel ou tout autre outil.
Le module Analyse de LogAlto permet d’analyser et agréger les données de projets de plusieurs façons :
À partir de n’importe quel champ de projet (type, donateur, localisation, enjeux transsectoriels, etc.)
Par région / district, état, pays ou global
Par unité organisationnelle (division, bureau national, etc.)
Les enregistrements ou des données d’indicateurs peuvent être agrégées par projet, unités organisationnelles ou au niveau global.
Si les besoins en BI sont plus complexes ou encore que les utilisateurs sont plus familiers avec d’autres outils, il est aussi possible d’exporter les données pour les analyser dans Excel ou d’employer l’intégration Power BI pour produire les rapports.
Des fichiers peuvent être joints à un projet ou une activité.
Cette fonction soutient la plupart des types de fichiers (documents, images, vidéos, cartes, etc.). L’utilisateur peut téléverser un fichier à partir de l’ordinateur OU copier un lien vers le fichier, qui est particulièrement utile si l’organisation utilise un système de gestion des fichiers en ligne (comme DropBox ou SharePoint).
Les utilisateurs peuvent commenter les activités et réagir aux commentaires de leurs collègues (pouce en l’air, pouce en bas, etc.). Les utilisateurs identifiés dans un commentaire reçoivent une notification de LogAlto afin de ne pas manquer une note ou une conversation dont ils devraient avoir connaissance.
Si l’organisation utilise déjà un logiciel de gestion de porte-folio, l’équipe de DevAlto peut aider à effectuer la transition depuis l’ancien logiciel de gestion de porte-folio en effectuant l’importation des données et des enregistrements.
Si l’organisation n’utilise pas de logiciel de gestion de porte-folio, mais possède des données dans différents ensembles de données Excel, notre équipe peut fournir conseil en ce qui concerne la convergence des différentes sources de données afin de les harmoniser et les standardiser avant l’importation dans LogAlto.
Bien que la tâche puisse paraître colossale, rappelez-vous que LogAlto possède une expérience considérable avec plusieurs organisations et que nous trouvons toujours des méthodes innovantes de manipuler, fusionner, nettoyer, importer ou organiser les données.
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